Dokumentu klasifikācija: pamatkritēriji

Tātad tas bija viegli saprast lielu skaitu dokumentu, izstrādāja īpašus noteikumus par to sagatavošanu un noformēšanu, dažādām klasifikācijām, kā arī atbilstošas formas un metodes darbā ar tiem.

Jāatzīmē, ka dokumentu klasifikācija ir ļoti svarīga, jo tā palīdz izcelt savas specifiskās īpašības un ļauj tos visefektīvāk izmantot. Tā ir viena no vecākajām un līdz gada beigām vēl neatrisinātajiem jautājumiem, kuras attīstība sākās tikai beigās 1960. Lielākā daļa no dokumentācijas izplatīts pieejas atsevišķās grupās, kas iepriekš attiecās tikai uz konkrētām iezīmēm saistībā ar darbības vai atsevišķu zinātni. Tikai nesen ir izveidots daudzdimensiju dokumentu klasifikācija, kas balstās uz informācijas un materiāla detaļām.

Visi dokumenti var iedalīt pēc šādiem kritērijiem:

1. apstākļi to darbības telpā un laikā. Ņemt vērā regularitāti publikācijas (periodiski un bez periodiskā), izcelšanās laiks (sākotnējā, oriģinālu, kopēt, pavairot) ražošanas vietā (reģionālā, valsts vai ārvalstu);

2. Informācijas sastāvdaļa.

• pievērst uzmanību saturu un līmeni apkopojot informāciju (primārā un sekundārā dokumentācijas);

• dokumentu klasifikācija ietver dimensiju ierakstu informāciju par lielumu (formātā), un lappušu skaits (kopā);

• nodaļa par to, kā informācija tiek uztverta (dokumentus var nolasīt ar cilvēku vai pieprasīt speciālu tehnisko aprīkojumu);

• šis dokumentu klasifikācija ietver arī ikonu raksturs nozīmē, kurā ieraksta informāciju (tekstu un bez teksta formā);

• datu ierakstīšanas metodi saskaņā ar atšķirt rokraksta, drukātā, mehānisko, magnētisko, foto un optisko, lāzeru un elektroniskos dokumentus.

3. Materiālu sastāvdaļa, kas ietver noteiktus kritērijus (piemēram, materiālu un informācijas nesēja, kā arī tās forma un dizains).

Ir vērts atzīmēt, ka dokumentācijas izplatīšana atsevišķām grupām satura un formas ļauj efektīvāk organizēt darbu ar viņu.

Ir vērts pieminēt, ka ir arī atbilstoša klasifikācija uzskaites dokumentu līdz šim, kas ņem vērā to saturu, vietu un sastādīšanas procedūra, programmu, un metode lietošanai.

Šī klasifikācija grāmatvedības dokumentu iekļauj šādu dalījumu veidiem:

• atkarībā no pieteikumu - pārvaldes un izpildu, uzskaites reģistrāciju vai kombinēt;

• Lai sagatavošana - primārā un kopsavilkumu;

• iekšējie un ārējie dokumenti;

• ar lietošanas - vienreizējās lietošanas un glabāšana;

• atkarībā no satura - naudas, materiālu un dizainu.

Jāsaka, ka šī klasifikācija ietver vairākus kritērijus, un tas ir ļoti plašs, tādēļ katrs dokuments attiecas uz dažādām grupām, tajā pašā laikā, bet var būt raksturīgas īpašas pazīmes un izmantot tikai attiecīgajā jomā.