Kas ir elektronisks dokuments?

Datorizācijas līmenis šodien prasa pāreju uz "elektronisku" biroja vadība. Tā ir balstīta uz elektronisko dokumentu, kas atšķirībā no tradicionālā, raksturo vairākas jaunas īpašības un īpašības. Līdz šim viena definīcija šīs parādības neeksistē juridiski, nedz zinātniskajā pasaulē Krievijā.

Par "elektroniska dokumenta" jēdziens parādījās jau 1970. gadu. Tāpēc mēs sāka saukt "mašīnlasāmi dokumenti." To īpatnība ir tā, ka tie ir izveidoti, izmantojot datoru tehnoloģijas un ir piemērota datoru apstrādei. Šajā gadījumā nepieciešamie dati tiek veikti stingri saskaņā ar noteikto procedūru attiecībā uz visiem dokumentiem.

Elektronisko dokumentu - ir objekts informāciju, kas sastāv no divām obligāto daļām: 1) dati (nosaukums, informācija par autoru, laiku, izcelsmes vietu, uc) un elektronisko digitālo parakstu; 2) lielākā daļa satura, kas sastāv no teksta, grafiskā un skaitliskā informācija apstrādāta kā vienība.

Elektronisko dokumentu paraksta kvalificētu elektronisko parakstu, padarot to līdzvērtīgs papīra viņa paša roku parakstīta. Informācija tiek sniegta to ciparu (elektroniski) formā. Sensing datus, izmantojot datorus var pārraidīt informāciju par telekomunikāciju tīklu, process - informācijas sistēmās. Ja nepieciešams, dokuments var būt displeja ekrānā un uz papīra.

Elektronisko dokumentu - cikls dzīves elektronisko dokumentu uzņēmuma (organizācijas, uzņēmuma), lai saņemtu viņiem, mainīt statusu (apstiprināta, paziņojis, jo, zīmi, slēgta uc) atcelšanu no arhīva. Šāds dokuments ir dažreiz sauc par «darbplūsmā», kas raksturo kustību dokumentus kā vienu plūsmā individuālo darbu laikā konkrētā biznesa procesu. Visa elektronisko dokumentu vadības sistēma ietver programmatūru, kas jums ir nepieciešams organizēt un uzturēt šāda veida dzīves cikla dokumentu.

Elektronisko dokumentu un darbplūsmas, pamatojoties uz to, ir vairākas priekšrocības salīdzinājumā ar tradicionālo. Tie ļauj organizācijas darbiniekiem kontrolēt ne tikai savu darba jomu, bet visu procesu. Izmantojiet elektroniskais arhīvs ir daudz ērtāk, nekā papīru. , Laiku gaitā tās koordinēšanu un izpildi dokumenta samazināšana var atrast dažu minūšu laikā. Kopumā, tas ir ekonomiskāks nekā papīru. Ir diezgan daudz elektronisko dokumentu vadības programmatūru ( "Motive", "E1 Eifratas", "DocsVision", "1C: Dokumentu". Uc).

Pašlaik ir Shade ārvalstu pieredze regulējuma attiecību jomā elektronisko dokumentu juridisko terminu. Krievijā, problēma regulēšanai šo attiecību nav saņēmis likumdošanas lēmumus, lai gan mēģinājumi tika pieņemts likums (2005). Tiesību aktu pieņemšana par šāda veida papīra - viens no svarīgākajiem virzieniem tiesiskā regulējuma.