Starp personāla dokumentos ir viens, ka vienmēr ir kāds darba devējs prasa , piesakoties darbā. Šis svarīgais dokuments - darba burtnīca. Tas atspoguļo visu dzīvi darbinieka. Pirmais ieraksts darbgrāmatā parasti tiek darīts sākumā stāžu pirmajā darba vietā. Parasti tas notiek pēc beigām jebkura mācību iestādē. Jaunie profesionāļi, saņēma teorētiskās zināšanas, iet uz darbu pie uzņēmumiem valstī, praksē pielietot savas prasmes.
Pildījums dokumentu sākas ar titullapā. Nodarbinātības ieraksti padarot uzņēmuma personāla apkalpošanas speciālists, pamatojoties uz izsniegto darbinieku personas dokumentus: pase, sertifikāta vai diploma jebkuras izglītības iestādes. Tad ir izdarīts ieraksts par pirmo lapu izglītības saņemto pirms pieņemšanas darbā. Jebkurš darbs grāmatā ir nepieciešami četri posmi. Pirmais no tiem - ir sērijas numurs ierakstus. Tam seko otrajā daļā - nākamās dienas piezīmes. Tad, trešajā daļā, kas jāmaksā tieši uz pašu ierakstu darbgrāmatā. Tas var būt informācija par izglītību, militārā dienesta, darba, atlaišanas vai pārskaitījumu. Pēdējais (ceturtais) posms nodrošina bāzi ierakstu. Tas var darboties kā sertifikātu, militārā ID vai rīkojumu ar obligāti norādot sērijas numuru un izsniegšanas datumu (vai publikācijas). Nodarbinātības ieraksti ir obligāti jāveic salasāmā rokrakstā un vēlams bez plāksteri.
Lai palīdzētu kadru izdeva speciālu paziņojumu, kas satur uzvedības noteikumus un pildījumu šāda dokumenta. Tas detalizēti aprakstīti visas prasības, un katrā gadījumā ir piemērs nodarbinātības ierakstus. Bez izņēmuma, visi ieraksti ir jāveic stingri saskaņā ar šiem piemēriem, bez dažādu "brīvībām". Katrs informācija par izmaiņām nodarbinātībā darbiniekam jābūt skaidri jāreģistrē un pilnībā atbilst realitātei. Apstiprinājums ir dokuments (rīkojums), pamatojoties uz kuru tas ir veikts. No rīkojuma formulējums ir obligāti jāatbilst ierakstu. Pēdējā ailē norāda datumu un numuru, dokumenta. Tās ļauj apstiprināt informāciju, kas attiecas uz arhīvu datiem.
Darbgrāmatā ir ne tikai ierakstu personāla kustību, bet arī dati, lai veicinātu un atalgot darbiniekus. Lai to izdarītu laikā norādītajā lapā. Tās aizpilda atbilstoši piemēriem noteiktajiem norādījumiem.
Visbiežāk darba ierakstā jebkura darbinieka divu veidu ieraksti tiek veikti: par nodarbinātību vai atlaišanu. Reģistratūra informācija parasti ir īsi izteikt būtību jautājumiem pasūtījumus. Atlaišana var būt arī dažādu iemeslu dēļ. Tas bija personāla darbinieks apstākļos nosaka kārtību, norādot formulējumu attiecīgajiem pantiem Darba likumu kodeksa. Ja ir atlaišana no pašu gribas, ierakstu darbgrāmatā tiek celta skaidri norādot iemeslus un tiesisko regulējumu. Iemesls šajā gadījumā ir darbinieka paša vēlēšanās, kā arī tiek piemērots tiesiskais regulējums Darba kodeksa 77. pants. Šajā rakstā ir 11 pozīcijas. Viņi atklāj apstākļus, kuru dēļ darbinieks izteica vēlēšanos izbeigt iepriekš noslēgto darba līgumu. Making ierakstu dokumentā, personāla darbinieks ir pienākums norādīt attiecīgo rindkopu rakstu par kuru pamata tiks izbeigt darba attiecības starp pusēm.
Vēlams, lai visi ieraksti ir veikti darba grāmatā, bez labojumiem. Bet dažreiz nejauši darbinieki personāla pakalpojums var būt kļūdas. Tādā gadījumā HR profesionālās būtu attiecīgi jālabo, lai nākotnē tie varētu radīt problēmas ar darbinieka ierīci uz jaunu atrašanās vietu vai dizainu pensiju pēcnodarbinātības pabalstiem.