Elektronisko dokumentu vadības sistēma (EDMS), ka šādas funkcijas un ieteikumi

Vēl pirms dažiem gadiem par elektronisko dokumentu vadības sistēma tika saukta par gaišo nākotni. Šodien tie tiek plaši izmantoti privātiem un valsts uzņēmumiem. Bet pats galvenais, ka pieprasījums pieaug SED. Kas ir elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu un to, kā tā darbojas, apsveriet piemēru Krievijas pašreizējā sistēmā.

priekšnoteikumi

Lai labāk saprastu, kā EDS programmu, jums ir nepieciešams apsvērt pamatjēdzieniem un mērķus. Ir galvenie faktori, kas nosaka izvēli vienas sistēmas vai otru.

Ja organizācija var darboties formālā kontroles nepieciešamība dokumentā Nr. Ar Advent biznesa procesu ir vajadzīgs kontroles mehānisms, ar palīdzību pasūtīto dokumentu. Ja jums nav iesaistīties darījumos savlaicīgi, viņi sāks veidot un pazust.

Alternatīvi, papīra pārvadātājs, īpašu failu uzglabāšanas shēma, uz servera. Bet tas darbojas uz ilgu laiku. Ar pieaugošo apjomus pieaugošo pieprasījumu pēc informācijas glabāšanas un sinhronizāciju.

Ir dilemma: vai izmantot, lai saglabātu veco papīra vai SED. Kas ir svarīgi, var iegūt, izmantojot elektroniskās sistēmas? Uzlabot efektivitāti organizācijā.

ekonomiskais efekts

Darbības efektivitāte var palielināt divos veidos: samazināt izdevumus vai palielināt rezultātus. DMS dokumentus var sasniegt divus mērķus uzreiz. Tas nozīmē, ka sistēmas ieviešana ļauj organizācijai tērēt mazāk, bet nopelnīt vairāk.

Izmaksu samazināšana tiek veikta, samazinot papīra izmaksas, pieskaitāmās laiku, paātrināt informācijas apmaiņu, izmaiņas korporatīvo kultūru.

Lai novērtētu efektivitāti, kura nodrošina, ka EDS programmu, jums ir nepieciešams, lai aprēķinātu izmaksas par darbu uz dizaina papīra dokumentiem. Aprēķinātais konsultāciju uzņēmumiem, šādas darbības aizņem 20% no laika. No Krievijas birokrātijas sistēmu, tas aizņem pat vairāk - 60% no laika. No SED ieviešana samazina šīs izmaksas ir vismaz 10 reizes.

Biroja vadība un dokumentu pārvaldība

Šie divi termini ir saistīti. Papīru - termins, kas attiecas uz formālu noteikumu kopumu, lai strādātu ar dokumentiem. Daži EDS sistēmu var pielāgot saskaņā ar noteikumiem amata, bet ir šīs sistēmas, pamatojoties uz kuriem jau veidojas dokumentus.

Šis dokuments ir vienība uzglabāšanas informācijas EDS. Darbplūsmas tiek iegūti no dažādiem avotiem: citām sistēmām, lietojumprogrammām, e-pastu, bet pirmkārt un galvenokārt - no skenēta papīra. Tāpēc, skeneri un citas iekārtas ir neatņemama daļa no SED. Sistēma saglabā visus dokumentus, kas ir to vēsturi, paredz organizāciju kustības, veic ar tām biznesa procesus.

Šādā pamats ir lēmums, rīkojums un kārtība EDS. Caur tiem, kā arī organizācijas vadība. Jebkuru dokumentu piegādā ar "Help". Set laukus formā atkarīgs no dokumenta veida. Sistēma informācija tiek glabāta datu bāzē par katru laukā karti.

Šīs funkcijas un uzdevumi SED

dokumentu pārvaldības programma ir izstrādāta, lai risinātu šīs problēmas:

• sistematizācija darbā ar dokumentiem.
• izveidot dokumentu no veidnes, reģistrācijas uzglabāšanu;
• automatizācija uzskaiti;
• klasifikācija dokumentiem.

Ļaujiet mums rūpīgi pārbaudīt SED funkciju. dokumentu pārvaldības programmatūra tiek izmantota, lai:

• veidot kartes.
• veidošanās teksta dokumentu;
• datu PDF vai MS Word formātā uzglabāšanai;
• Kontroles lietotāju piekļuves tiesības;
• izveide maršrutiem;
• satiksmes vadības dokumenti;
• nosūtīt paziņojumus, atgādinājumus;
• mežizstrāde, uzziņu literatūra, klasifikatoriem;
• veidošanās instrukcijām;
• Meklēt un parakstītu dokumentus;
• ģenerēšanas ziņojumus.

Attiecībā uz sistēmas mēroga funkcijas ietver:

• tālvadības darbs ar dokumentiem;
• Lietot datu bāzi, lai uzglabātu datus;
• vienlaicīgi strādāt ar EDS;
• drošību, izmantojot sertifikātus, svītrkodi, un personalizētu.

Priekšrocības un trūkumi

Pāreja uz EDS ir vairāk priekšrocību nekā trūkumu. Tomēr pareizi organizēta projektu var iznīcināt visas priekšrocības automatizācija. EDMS īstenošanas mērķiem jābūt sasniedzamiem. Priekšrocības ietver:

• centralizēta strukturēta informācijas glabāšana;
• pats pieeju izveidi un apstrādi dokumentu;
• izmantojot veidnes;
• meklēt;
• audits piekļuvi.

Trūkums ir augstās sākotnējās izmaksas un pedantisks darbs lietotāju apmācību.

dokumentu apstrādes procesi

EDMS elektroniskais dokuments iziet cauri vairākiem posmiem, kuru laikā, kādi dokumenti tiek piešķirta noteiktām īpašībām. Apstrāde tiek veikta gan manuāli un automātiski. Otrajā gadījumā komplektā:

• nosacījumi par pārejas starp posmiem;
• atdalīšana no maršruta;
• apstrādes cikli;
• palaist sub, taimeri, apstrādes procedūras;
• definētie lietotāju lomas.

Veidi ārstēšanu:

• Izveidot dokumentu.
• Rediģēšana.
• Pārdēvēšana.
• Moving.
• Saglabāšana.
• Indeksācija.
• Dzēšana.

EDS par izmaksām

Pilna darbplūsmu nevar darboties bez licences servera, pilnīgu pielāgošanu un apmācību visiem lietotājiem. Katrs no šiem elementiem ir nepieciešama liela naudas izdevumiem. Bez tam, mums nevajadzētu aizmirst par integrāciju EDS ar citām sistēmām, atjaunināšanas datubāzēm un programmatūru, tehnisko atbalstu un citus konsultāciju pakalpojumus, lai atbalstītu izmaksas.

Ieviešana SED

Projekta īstenošana var ilgt vairākus mēnešus. Process ir atkarīgs no tā, cik dokumentālu procesu un finanšu, institucionālos un resursu iespējas. Īstenošana tiek veikta šādu algoritmu:

• veidosim darba grupu, lai noteiktu galvas;
• definīcija mērķiem un uzdevumiem;
• pārbaude esošo dokumentācijas procesu;
• izstrāde tehnisko specifikāciju;
• izvēle EDS;
• nolīguma noslēgšana par īstenošanu EDS;
• izstrāde un apstiprināšana noteikumiem darba;
• pārbaudīt sākotnējo piepildīšanu direktorijas;
• Iepriekšējais tests EDS;
• personāla apmācība;
• tests īstenošanu EDS;
• analīze par testa darbības rezultātiem;
• kļūdu labojums;
• pilnīga īstenošana SED.

ieviešana kļūdu

Īpaša uzmanība jāpievērš tiem procesiem, kas prasa klātbūtni papīra dokumentu. Galvenais kļūda - ir no papīra dokumenta elektroniskā dublēšanās. Tas sarežģī darbu un rada negatīvus automatizāciju. Lai īstenotu divkāršu darbu neviens maksā. Mums ir nepieciešams, lai izveidotu automatizētu procesus bez dublēšanās. Otrā kļūda - nesagatavotību personāla. Visbiežāk, jauni procesi tiek uztverta naidīgi. Tāpēc mums ir paskaidrot darbiniekiem, kāpēc tiek ieviesti sed, lai viņi apzināti gāja uz mācību procesu.

dokumentu uzglabāšanas tehnoloģija

EDS elektroniskais dokuments ietver atribūtus, pamatojoties uz kuriem tiek meklētas, klasifikāciju un grupēšanu pārskatu konstrukcijas. Dažreiz dokuments ir izveidots no veidnes, dažreiz - nododot datus no datu bāzes. Atribūti tiek glabāti tabulās. Failam ir ievietots uzglabāšanas mapes, informāciju no tā - ar datu bāzē direktorijā. Piekļuve datiem ir iegūts tikai lietotājiem EDMS sistēmu.

Kas ir straume skenēšanas?

Plūsmas apstrādes dokumentus, kam seko izvietošanu paraugiem failu paveikts, izmantojot skeneri. skenēšanas procesa laikā var automātiski izveidot svītrkodu uz dokumenta un tā reģistrāciju datu bāzē, un pēc tam koncentrēties uz konkrētā maršrutā.

OCR

Šī elektroniskā dokumentu vadības sistēma DMS konvertē elektronisku dokumenta attēla formātā JPEG fotogrāfijas vai teksta formātā. Tas izmanto īpašu programmatūru kā atsevišķu pieteikumu vai integrētu ESCOM.BPM ar SED. Kas ir ESCOM.BPM? Šī atpazīšanas programma dokumenti, drukāti ar dažādiem fontiem. Jāatzīmē tomēr, ka neatkarīgi pieteikumi ir vairāk funkcijas un pat atpazīt rokraksta tekstu.

barcoding

Šī tehnoloģija nodrošina procedūru kopumu, lai izveidotu un piemērotu grafisko svītru kodu uz dokumentu. Unikāls svītrkods tiek ģenerēts, izmantojot sistēmas serveri. Viņš paredz identifikācijas dokumenta, tās ātri meklēt, pamatojoties uz izplatīšanas un uzglabāšanas vietās. Reģistrējot dokuments ir uzdrukāts uz etiķetes svītrkoda atbilst identifikatoru elektronisko karšu. Viņš ir pielīmēta papīra dokumenta versiju.

EDS

Elektroniskais paraksts ļauj pārbaudīt pareizību dokumenta un datu nemainīgumu. Parakstīšana tiek veikta, izmantojot šifrēšanas programmatūru un taustiņi - sertifikātu. Pēdējais ir fails īpašā formātā, atjaunotajam centrā licences izsniegšanas. Lai nodrošinātu drošības informācijas jāuzglabā sertifikāts viedkartē vai atslēgu I-talonu. Tie ir aizsargāti ar PIN kodu. Ja PIN tiek ievadīts vairākas reizes nepareizi, tad sertifikāts tiek automātiski bloķēta.

Pilna teksta un atribūtu meklēšanu

Atribūts meklēšana tiek veikta, izmantojot speciālu formu vairāku vērtībām kartēm laukā. Piemēram, "Darījuma partnera" kritērijs sniedz datus par meklēšanu jomā "Uztvērējs" vai "Sender". Sistēma salīdzina ievadītos kritērijus no datiem kartēm un saglabā rezultātu tām kārtīm, kas ir bijuši sakritība. Meklēšana tiek veikta, ņemot vērā precīzu vai daļējas sakritības.

Pilna teksta meklēšana tiek veikta saskaņā ar datiem dokumentā, tostarp locījumos caur bāzes iebūvētos rīkus, piemēram, MS SQL Server, Oracle. Par pilnu meklēt failus, kas ievada datu bāzē dokumenta formātā (doc), galdi (xls), prezentācijas, atskaites.