Pienākumi biroja vadītājs

Bieži vien, jo īpaši mazām organizācijām, biroja vadītājs parasti sauc sekretārs. Tas izklausās tik daudz cietas pozīciju, bet par to, ka atbildība par biroja vadītāju, atšķiras no sekretariāta (lai gan viņi, protams, ir daudz kopīga), retāk kāds attiecīgās šajā lietā.

Kas ir atbildīgs par darbinieka? Pirmkārt un galvenokārt atbildīgs par biroja vadītāju, ir strādāt ar dokumentiem. Darbinieks saņem Saņemts korespondenci, reģistrē to, sūta saņēmējam nosūta uz arhīvu, ja nepieciešams. Viņš arī pieņem pieteikumus no citiem darbiniekiem nodos tos parakstīšanas ģenerāldirektors, nodrošina viņiem zīmogu, un tad dod atpakaļ. Par par biroja vadītāju pienākumi ir strādāt ar iekšējiem dokumentiem: drukāšanas pasūtījumiem un to savākšanai, uzglabāšanai, nosūtot arhīvus un uzskaiti, kas strādā ar izejošo korespondenci. Ja nepieciešams, viņam jāspēj strādāt ar jebkuru biroja tehniku: faksu, skeneri, kopētāju, kā arī darbā un izdrukāt dokumentus. Sagatavot telpa prezentācijām, saglabājot protokolēt sanāksmes, tikšanās un saņemšana viesiem un klientiem kā daļu no pienākumiem biroja vadītājs.

Bieži vien, darbiniekam ir galā ar tradicionālajām sekretariāta pienākumus: no uzaicinātajiem partneri vai pārvaldniekiem viesnīcās, kas rezervē telpas, aviobiļetēm un vilcienu biļešu izplatīšanu. Atkarībā specifiku uzņēmuma un biroja pati, vadītājs var būt pārstāvis jūsu uzņēmuma biznesa sarunu, un veic pienākumus personāla vadītājs: meklēt jaunu darbinieku, izveidojot stimulus un izglītības programmām, projektēšanas darbu. Dažreiz viņš koncentrējas uz informācijas tehnoloģiju ieviešanu, jaunu programmu.

Pienākumi biroja vadītājs uzņemties zināšanas:

1. Likumi un noteikumi, kas regulē tiesiskās, informāciju, uzņēmējsabiedrības.
2. Pamati vadības, mārketinga, uzņēmējdarbības un biznesa.
3. Par socioloģijas, psiholoģijas pamati, ētika uzņēmējdarbības komunikāciju, nav strādājuši ar darbiniekiem un sabiedrībai.
4. Kārtība izstrādājot biznesa piedāvājumus, ziņojumi, plāni, līgumi un vienošanās.
5. Par stūrakmeņi vadības, pamati ergonomikas un arodveselības.

Papildus šiem uzdevumiem, pienākumi biroja vadītājs iekļauta inventāra biroju un programmatūra, kas nepieciešama, lai palaistu palīgmateriālu (kancelejas preces, papīrs un citi aksesuāri), kas ir nepieciešami, lai darbu darbiniekiem. Arī viņam ir pienākums glabāt uzskaiti par šiem materiāliem, lai nodrošinātu to izsniegšanai, lai noteiktu, kā iegūt, organizēt un sekot maksājumus par piegādēm. No biroja vadītāju pienākumi ir uzraudzīt stāvokli biroja iekārtu, kas ietver: operatīva izaicinājums apgūt remontu, savlaicīgu nomaiņu palīgmateriālu (piemēram, patronas), ja tas nav iespējams, lai labotu - nomaiņu biroja iekārtām.

Atkarībā no noteikumiem, kas pieņemti uzņēmumā, un tā lielums biroja vadītājs vai viņš ņem zvanus un faksus, nosūtīt tos uz pareizo personu, nosūtīt faksus un piezvanīt klientus un partnerus, vai uzrauga darbu sekretāres, ieskaitot kultūru savas runas uzraudzību. Arī pienākumus biroja vadītājs, ir kontrolēt sanitāro stāvokli biroja, organizācija plānoto tehnisko apkopi, zvaniet tehniskais personāls traucējummeklēšanu (piemēram, nomaiņa lampas vai izlietne slēdži).

Kopumā, šis saraksts var paplašināt vai līgumu atkarībā darbavietā. Tādēļ ir nepieciešams, pat posmā no intervijas jautāt, kāda biroja vadītājs (pienākumi darbiniekam uzņēmumā).