Likums, Atbilstība noteikumiem
Arhīva ieraksti vadības organizācija: GOST, instrukcijas, dokumenti, noteikumi. Vadlīnijas arhīvu ierakstu pārvaldību
Arhīvu ierakstu pārvaldības noteikumos ir ietvertas galvenās prasības, lai strādātu ar dokumentiem un materiāliem, kas nav iesaistītas pašreizējā uzņēmuma darbību. Tās ir izgatavotas saskaņā ar šo tiesisko regulējumu, regulatīvo jomu apstrādi, apkopošanu un informācijas glabāšanai. Galvenie lietotie termini ietvaros kopas standarts arhīva ierakstiem Management. Izstrādājot tos vērā sasniegumi izmantošanas tehnoloģijas un modernu informācijas tehnoloģiju. Apsvērt turpmāku pamatu arhīva ierakstu pārvaldībā.
biežums
Vadlīnijas par arhīva ierakstu pārvaldību attiecas uz valdības aģentūrām. Tie ir nepieciešami arī uzņēmumiem, kas nodarbojas ar noteikta veida darbu. Jo īpaši noteikumi attiecas uz daļu no apraksta, reģistrāciju, saglabāšanu un izmantošanu, dokumentu arhīvu fonda Krievijas Federācijas, minētā valsts īpašumu.
Apakšvienības uzņēmumu, kas strādā ar filmu, skaņu ierakstu, video, fotogrāfijas, kartes, zinātnes un tehnoloģiju, telemetrijas informāciju, ko izklāstīti plānošanas un ziņošanas noteikumi.
Pienākums un tiesības veidot organizācijas arhīvos pagaidu glabāšanai dokumentos RF AF nodrošina pamatu nozaru tiesību aktus (no 1993. gada), stāvokli (no 1994. līdz 1998. gadam). Regulējums veido juridiskos aktus reģionālas nozīmes. Uzskatīts noteikumi neattiecas uz dokumentiem, kas regulē Federālā likuma darbs № 5485-1 un Prezidenta dekrētu № 1203 no 30.11.1995, tad
pabeigšana
Tā ir sistemātiska papildināšana dokumentālo pamatnes uzņēmuma vienībām. Picking ietver nosakot:
- Avoti.
- Sastāvs materiālu saņemšanas.
Kā daļu no šīs darbības arī veic tiešu dokumentu pārsūtīšanu uz arhīvu. Kā avoti ir:
- uzņēmuma vienības.
- Fiziskās personas.
- Pakļauts struktūra.
Sastāvs materiālu
par arhīva ierakstu vadība instrukcija nosaka, ka iegāde tiek realizētas īslaicīgi (vairāk nekā 10 gadus) gadījumi un pastāvīgai glabāšanai. Tāpat apkopota informācija par personālu. Gadījumi, kad glabāšanas laiks ir mazāks par 10 gadiem, kā likums, arhīvi netiek pārsūtīti. Tie ir ietverti attiecīgajās daļās uzņēmumā. Beigās derīguma termiņu tādām lietām ir jāiznīcina. Sīkāka informācija par individuālu raksturu, tiek nosūtīti pēc īpašnieka. Pēc tam tie tiek nosūtīti Valsts arhīvā pastāvīgai saturu. Pārskaitījums tiek arī materiāli Enterprises prekursors un līgumsods padotības struktūrām.
Arhīva ieraksti vadība un nomenklatūra
Pilnvarotie darbinieki veic darbu ar uzņēmuma informatīvos materiālus, veikt sistemātisku sarakstu gadījumu. Viņš aicināja nomenklatūrai. Pie tās veidošanās norāda glabāšanas laiku materiāliem. par arhīva ierakstu pārvaldības rokasgrāmata nosaka pilnvarotajam sadalījumu uzraudzīt un veicināt pakalpojumu sniegšanu, izstrādājot nomenklatūras. Sistemātiska saraksts kalpo par pamatu veidošanās krājumu informācijas materiāliem pastāvīgu un pagaidu (līdz 10 gadiem) glabāšanai. Nomenklatūra ir arī galvenais grāmatvedības dokumentu. To izmanto reģistrācijai gadījumu pagaidu uzglabāšanu, ieskaitot laiku, kas nepārsniedz 10 gadus. Izveidotā nomenklatūra sistematizācija shēmu, var tikt izmantoti, izstrādājot kartes faila darbības veic.
klasifikācija
Turot arhīva ierakstu vadība tiek veikta trīs veidu nomenklatūras:
- Tipiski.
- Priekšzīmīga.
- Individuālā (konkrētam uzņēmumam).
Pirmais nosaka sastāvu materiālu ģenerēto līdzīgās iestādēs. Standarta nomenklatūra tiek uzskatīta par pārvaldes dokumentu. Aptuvenais sistematizācija nosaka aptuvenu sastāvu informatīvus materiālus uzņēmumu, uz ko savā darbībā, norādot indeksu. Tā ir rekomendējošs raksturs. Šie sistematizācijas veidi, ko izmanto, veidojot individuālu klāstu un pārnes to bez izmaiņām.
sagatavošanas funkcijas
Par arhīva uzņēmuma ierakstu pārvaldības dokumenti sistematizēts noteiktajā formā saskaņā ar nomenklatūru struktūrvienību. Pēdējais būtu jāvienojas un līderiem paraksta.
No uzņēmuma nomenklatūru tiek veikta vispārējā veidā. To parafē vadītājs arhīva vai atbildīgajai personai, ar galvu pakalpojumu sniegšanas vai pilnvarota darbinieka parakstīts. Nomenklatūra jāapstiprina ekspertu komisija, un pēc tam apstiprina direktors uzņēmumā. Pēc šīm procedūrām veic vadītāji struktūrvienību par uzņēmuma sniedza izrakstu attiecīgajās sadaļās.
Par nākamajam gadam veidojas pēdējā ceturksnī pašreizējā perioda nomenklatūru. Saskaņošana tiek veikta vismaz 1 reizi 5 gados. Ja maināt struktūru un funkcijas uzņēmumā, jaunu nomenklatūru.
Par lietu apkopojot procedūra
Veidošanās sauc grupēšana darbības, ko veic saskaņā ar nomenklatūru. Arhīva ieraksti vadības organizācija ietver sistematizēšanu informāciju saskaņā ar nosaukumu mapi. Nav atļauts grupējums kopijām un projektiem. Izņēmumi ir augstas vērtības transportlīdzekļiem. Nedrīkst ievietot papīra mapes atpakaļ.
Saglabājot arhīva lietvedība tiek veikta centralizēti apstrādes materiāli pakalpojuma informācijas sniegšanu, un decentralizēta - abu struktūrvienību, un iepriekš minēto sadalīšanu. Grupēšana tiek veikta tiešā uzraudzībā, kuras atbildīgas par drošību, datu nesēju. Ja nepieciešams, var būt iesaistīti darbinieki Valsts arhīvā.
Galvenās prasības
Arhīva ieraksti vadība tiek veikta saskaņā ar normatīvo aktu prasībām. Veidojot mapes ar informācijas nesējiem ir jāatbilst šādām prasībām:
- Materiāli pagaidu un pastāvīgai glabāšanai ir sagrupēti atsevišķi.
- Mape vienā eksemplārā ir iekļauta katra papīra.
- Mape jābūt klāt materiāli uz vienu kalendāro gadu. No šīs regulas, tomēr ir izņēmumi. Tie ir šādi:
- personas lietas, kas veidojas pa visam attiecīgā darbinieka;
- materiāli un struktūras ievēlēto pastāvīgo komiteju ar to vietniekiem grupām, regimented periodā sasaukšanu;
- Papīra izglītības iestādes, izpilda un sagrupēti mācību gada laikā;
- teātra materiāli, kas raksturo darbības sezonas;
- vēsture, un tā tālāk.
Mape nedrīkst būt mazāks par 250 loksnes pie kura biezums ir ne vairāk kā 4 cm.
Grupēšana administratīvo aktu
Arhīva ieraksti vadība pieprasa sistematizēšanu dažāda veida informācijas nesējiem. Tie arī atribūtu un administratīvajiem aktiem. Tie ir sagrupēti pēc to tipa un hronoloģiju lietojumiem:
- Par nolikumiem normatīvajos aktos apstiprinātajiem noteikumiem, darbojas kā pielikumus. Tie ir sagrupēti kopā. Ja noteikumi, noteikumi, statūti ir apstiprināti kā atsevišķi aktiem, sistematizēt tos atsevišķos gadījumos.
- Pasūtījumi un lēmumi augstāko būvju to īstenošanai ir sagrupēti pēc jomas uzņēmuma.
- Pasūtījumi, kas attiecas uz darbiniekiem, sistematizēti atbilstoši glabāšanas periodu. Ar lielu apjomu informācijas materiālu taupa darbojas uz dažādām pusēm kompānijas, grupu atsevišķi.
- Pasūtījumi, kas galvenajās darbības jomās, ir sistematizētas atsevišķi no aktiem par darbiniekiem. Piemēram, kārtība arhīva ierakstu pārvaldībā ir iekļauta tajā pašā mapē, un iecelšana nodaļas vadītāja atbildīgās - uz citu.
- Apstiprināts ierobežojumus, ziņojumi, aprēķini, atsevišķie sarakstus, plāni un tā tālāk. sagrupēti atsevišķi no tiem projektiem.
- Atrašanās vieta dokumentu personiskie faili tiek veikta, lai tie tiek saņemti.
- Sejas darbinieku algu rēķini sistematizētas atsevišķās mapēs. Tie ir sakārtoti alfabēta secībā.
- Sūdzības, ierosinājumi, pilsoņu sūdzības, kas attiecas uz uzņēmumu darbību, ieraksti to izskatīšanas un ieviešanas ir sagrupēti atsevišķi no sūdzībām par personiskām lietām.
- Sistemātika korespondences parasti veic kalendārā periodā hronoloģiskā secībā. Tādā gadījumā atbildes ir novietoti aiz jautājumiem. Gadījumā, ja atjaunošanas sarakstē par konkrētu tēmu, kas sākās iepriekšējā gadā, dokumenti iekļautas mapē pašreizējā periodā. Šādā gadījumā norāda indeksu iepriekšējā gadā.
Making informācijas nesējus pieņemtas glabāšanai
Arhīva ieraksti vadība nodrošina vairākas prasības attiecībā uz struktūrvienību, kas strādā ar papīra dokumentiem. Making nesēji var būt daļējs vai pilnīgs. Tas ir atkarīgs no uzglabāšanas laikā. Pilna reģistrācija tiek veikta attiecībā uz pagaidu dokumentu (vairāk nekā 10 gadus), pastāvīgu saturu, kā arī aktiem par darbiniekiem. Tas ietver:
- Hardcover / saistviela mape.
- Lokšņu numerācija.
- Sastādīšana lapu liecinieks.
- Veidošanās iekšējā inventāru, ja nepieciešams.
- Making korekcijas detaļas titullapas. Tās var pieskarties nosaukumam par uzņēmuma reģistrācijas numuru mapju, galējās datumus, un tā tālāk.
Materiāli pagaidu uzglabāšanu, ieskaitot laiku, kas nepārsniedz 10 gadus, kas izstrādāta daļēji. Tātad, nav atļauts veikt sistematizēšanu vērtspapīriem mapē, nevis numurētus sarakstus, nav jābūt nodrošināšanas etiķetes.
nianses
Arhīva ieraksti vadība - darbība, kurā speciālisti sniedz ne tikai drošības informācijas nesējus, bet arī iespēja strādāt ar tiem, ja rodas vajadzība. Lai to panāktu, akti veido mapi, iesniegto četru punkciju kartona vāku. Tās ir arī atļauts saistīt apsver iespēju lasīt tekstus, rezolūcijas, datumus vīzu visos dokumentos.
Gatavojoties grupai visu metāla stiprinājumi tiek noņemts. Materiāli, kas paredzēti pastāvīgai uzglabāšanai un kas sastāv no īpaši vērtīgas vai neformatētu aktiem ir ietverti mapēs jonu trīs vārstu ar virknes vai īpašās kastēs.
Kad klāt neiekļautu dokumentos personiska rakstura (darba grāmatas, kartes, militārās kartes, utt). Tie ir ievietota atsevišķā aploksnē un iesniedz to pārējiem materiāliem. Beigās mapes jābūt klāt tukša lapa, liecinieks. Sākumā mapes šūtas formu iekšējai inventāru. Lai nodrošinātu drošību un kārtību vienošanos par katru papīra loksnes numurē ar arābu cipariem. Šis noteikums neattiecas uz lapu, un liecinieku veidlapas inventāru. Numurs tiek likts zīmuli augšējā labajā stūrī.
Sheet-liecinieks
Tas ir izgatavots pēc pasūtījuma. Tā satur vārdus un skaitļus:
- Lapu skaits ar numerāciju.
- Lappušu iekšējās inventarizācijas numuru.
Lapa liecinieks paredz arī numerācijas īpatnības. Jo īpaši, lai noteiktu, vai pastāv tekstuālās indeksus, trūkstošos kodus, lappušu numurus ar līmētām fotogrāfijām, lielformāta lapas, un tā tālāk. Turklāt uz lapas norāda klātbūtni drukāšanas brošūras mapē, ja tie nav atzīmēti galvenajā numerāciju. Lokšņu liecinieks vised kompilatoru. Turpmākās izmaiņas statusu un sastāvu mapēm jāmarķē viņā ar atsauci uz attiecīgo tiesību aktu. Tas nav atļauts veikt lokšņu liecību titullapā un mapes vai neto apgrozījums pēdējā lappusē dokumenta tajā.
iekšējā inventarizācija
Tā ir veidota, lai uzglabāšanas un grāmatvedības informācijas faktu norises laikā (vairāk nekā 10 gadiem) un nepārtrauktu saturu. Iekšējā inventarizāciju, kā jāapkopo par uzņēmumiem, kas rodas šķirņu dokumentu nosaukumi kura saturs netika izpausta. Veidlapa būtu jāiesniedz dati par sērijas numurus uzbrukumu mapju indeksiem, nosaukumiem, datumiem un lappušu numurus.
Par iekšējā inventāra pievienots kopsavilkuma ierakstu. Tā norādīja, cipariem un vārdiem skaitu iekļautas tajā dokumentos, kā arī lokšņu skaitu veido to. Apstiprina iekšējās uzskaites kompilatoru. Ja mape ir saistoša vai skavām bez formā apkopota saraksts ir pievienots iekšpusē priekšējā vāka.
Izmaiņas sastāvā materiāliem būtu jāatspoguļo mapē "Piezīmes". Īpaši tas attiecas uz noņemšanu, aizstāšanu papīra kopijas, ieskaitot papildu dokumentu mapē. Tajā pašā laikā nolika atsauces uz attiecīgo tiesību aktu. Ja nepieciešams, var veidoties jaunā ieejas lapas apkopojot iekšējo inventarizāciju, kā arī uzrakstu liecinieki mapi.
Similar articles
Trending Now