Darbplūsmas uzņēmumā. Vadība Programmas dokumentu un lietvedība

Workflow automatizācija ir pasākums, piekopj gandrīz visiem mūsdienu uzņēmumiem. Pat nelielas kompānijas strādā ar masu dažādu dokumentu, tostarp vēstules, budžetu, rēķiniem, līgumiem un visu veidu prasībām. Tieši šī iemesla dēļ, ka gandrīz katrs moderna organizācija cenšas izmantot šo pasākumu, kā darbplūsmas, kas ir paredzēta rēķina pilnīguma un datu saglabāšanu, viegli atrast un uzglabāt dažādu informāciju, un ierobežot optimizāciju laiku, kas vajadzīgs, lai tās apstiprināšanai.

Kāpēc tā?

Praktiski jebkurš uzņēmuma darbinieki pavada daudz laika, mēģinot atrast pareizo informāciju, un statistika daiļrunīgi saka, ka tas aizņem apmēram pusi no darba laika. Kā tas arī notiek, ka jums ir, lai atjaunotu no jauna, nevis atkārtotai izmantot jebkādus dokumentus, kas pastāv "kaut kur". Tas ir standarts, ir situācija, kurā sākotnējais teksts līgumu ir jurists ar datoru, un žurnālu ierakstus par vērtspapīriem, kas pavada līgumu izpildi, kas izpildīti grāmatvedības sistēmā, rēķini un darbības ir ietvertas finanšu departamenta papīra formā, un sarakste par rīcību līguma darbs ir elektroniskā pasta kastes darbiniekiem. Šī "izkliede" informācija ir ārkārtīgi kaitīga drošību, integritāti un konsekvenci, tas ir šādās situācijās ir faktiski darbplūsma automatizācija.

Ieviešot specializēto informācijas sistēmu atrisināt dominējošo lielāko problēmu. Piemēram, daži no budžeta sistēma nodrošina iespēju izveidot sistēmu savstarpēji budžetiem, kam seko veidošanās un glabāšanai dažādās versijās šādu dokumentu, kā arī norādi par to statusu. Tātad problēma ir daļēji atrisināta budžeta dokumentu, izmantojot šādu sistēmu.

Taču neaizmirstiet, ka pašreizējā budžeta struktūra, kā arī grāmatvedības un ERP-sistēma vairumā gadījumu strādā ar strukturētu informāciju, ti, kāda veida datus, kas var tikt izveidoti un glabāti tabulas formā. Saskaņā ar lielākās ekspertu, kopējais datu apjoms jebkuras mūsdienu biznesa strukturētu informāciju sniedz tikai 20%, bet pārējie ir e-pastus, teksta dokumentus, dažādus pārskatus par sarunu un tikšanās, attēlus, utt Diezgan bieži, neveicot studijas nestrukturētu informāciju vienkārši nav iespējams veikt normālu novērtējuma kontektsta, kas ir jau klāt strukturēts. Uzglabāšana, savākšana un šādu datu turpmāko apstrādi nodrošina, izmantojot tādus pasākumus kā darbplūsmas, un satura vadības sistēmas, informācijas sabiedrība.

Kas tas ir?

Izmantojot elektronisko dokumentu vadības sistēmas nodrošina organizācijas jebkura mijiedarbību starp darbiniekiem organizācijā, pamatojoties uz iesniegtajiem dokumentiem. Atkal 1C dokuments paredz izveidot dokumentu, iespēju pārvietojot tos uz organizāciju un saglabā kontroli pār izpildi, tās izmantojot aprakstīto dokumentu un procesu. Tādējādi elektroniskais dokuments sniedz uzņēmuma milzīgu vairākas priekšrocības, tulkojot viņas darbs ir faktiski jauns līmenis.

Katru dokumentu, šajā elektroniskajā sistēmā raksturo kopums informāciju, kas to raksturo unikāli (bieži dēvē par tādiem karšu komplektus). Karte var būt dažādas informācijas, tostarp no dokumenta veida, datumu veidošanās un pārmaiņas, autors, kā arī uzglabāšanas telpu un daudz ko citu. Nākotnē dokumentu pārvaldības sistēmu nodrošinās glabāšanu un par nepieciešamo dokumentāciju saskaņā ar informāciju, kas ir norādīti kartē.

iespējas

Elektronisko dokumentu vadība nodrošina organizācijām ne tikai daudz priekšrocību, bet arī paver jaunas iespējas, kas ir svarīgi.

centralizēta kontrole

Neatkarīgi no tā, cik liels ir tas, vai šī uzņēmuma dokumentu vadības sistēma ļauj strauju izmaiņu veidā cirkulējošo par to dokumentiem. Piemēram, lai mainītu pieteikuma veidlapu jebkuru izmaksu dažādu atbildības centriem tikai veikt dažus pielāgojumus veidnei pietiekami, ka prasības, kas jau glabājas sistēmā. Pēc tam, darbinieki, kas aizpilda šo iesniegumu nevarēs izmantot dokumentācijas novecojušās formas, jo pieteikums ir aizpildīts un nosūtīts, izmantojot sistēmu.

Atbalsts dokumentāciju ciklu

Katrs dokuments, kas dos up un apstrādāti jebkurā uzņēmumā, vienmēr iet cauri vairākiem posmiem, kas. Piemēram, ja runa ir par uzņēmuma budžetu, vispirms ir nepieciešams veikt, un pēc tam apstiprināt un izpildīt noteiktos laikos. Pēc tam, dažādu budžeta, ievērojot rūpīgu analīzi faktisko un plānoto darbību un nosūtīts uz arhīvu. Jo 1C dokuments paredz stingru kontroli pār dzīves cikla dokumentu, ņemot vērā pamatprasības korporatīvā vidē, kā arī dažādus juridiskus noteikumus un nozares standartus uzņēmuma biznesu.

kopīgs darbs

Elektronisko dokumentu vadības sistēma nodrošina daudz vairāk nekā tikai organizācijas kolektīvās strādāt ar dokumentiem, un apmeklēšanu būs eksperti, kuri dažādos birojos vai pat dažādās pilsētās.

Sistēma saglabā pietiekami lielu skaitu versijas tajā pašā dokumentā, papildus tiešu un pārmaiņas, tās var anotēt datus, tas ir, pievienot tiem dažus komentārus un piezīmes, neietekmējot pamatinformāciju, ko viņš ir piegādāt.

konfidencialitāte

Drīzāk svarīgs elements šādu sistēmu ir tā, ka vienā un tajā pašā dokumentā 1C var abonēt, izmantojot īpašu ciparparakstu seko šifrēšanas. Tas ļauj ne tikai, lai apstiprinātu autentiskumu jebkādu informāciju, bet arī identificēt ar autoru, kā arī, lai panāktu visefektīvāko nodrošinājumu glabāšanai dažādus datus, ja nepieciešams.

maršrutēšana

Ja elektroniskā dokumentu vadības sistēma nav pieejama, tad šajā gadījumā darbinieks, kurš piedalās izveidi dažiem vērtspapīriem, ir obligāti saprast, kas ir vislabāk nodot šos vērtspapīrus. Elektronisko dokumentu pārvaldības uzņēmumā, lai automātiski pārsūtītu datus pareizo personu.

Pats par sevi, tad maršrutēšanas ir bezmaksas un stingrs. Bezmaksas sniedz iespēju dokumentēt virzienu absolūti jebkuru saņēmēju, kā vajadzīgs, bet stingrs nodrošina visprecīzāko regulējumu, bet īpašos gadījumos darbība iepriekš uzstādītas sistēmas dokumentācijā satiksmes noteikumus, var būt nedaudz pauzes (piemēram, ja jums ir nepieciešams, lai nosūtītu dokumentu projektu izskatīšanai ar dažiem ārējiem ekspertiem).

piekļuves kontrole

Ir vairākas iespējas, kā atšķirt dažādas pilnvaras uzņēmuma darbinieku ziņā dokumentācijas vadību. Tātad, kas ir uzlabotas darbplūsma ļauj personai, lai sniegtu pilnīgu kontroli pār datiem ierobežo iespēju rediģēt vai pat atļaut tikai viedokli vai sniegt komentārus par jebkuru failu. Tas ievērojami atvieglo darbu ar dažādiem datiem, un tas ir svarīgi - tas kļūst daudz drošāku.

integrācija

Lai nodrošinātu maksimālu datu integritāti, kas ir sagatavots konkrētā uzņēmumā, elektronisko dokumentu pārvaldības uzņēmumā paredz integrācijai uzstādītās sistēmas ar citiem - finanšu, rūpniecības, analīzes, uc Ar šādu integrāciju piedāvā modernu darbplūsmas sistēma pietiekami bieži izmantojuši kā sava veida sakarus starp vairākiem programmatūras veidiem.

Dokumenti visu sistēmu, ir loģiski saistīta ar šo informāciju, ko sauc par kontekstu. Tas var ietvert saturu papīra vai e-pastu, faksu, maksājuma dokumentus, ierakstus par darbībām, video vai audio ierakstu, un pat daudz citas informācijas. Konteksts dokumenta var pievienot manuāli vai pilnībā automatizētu procesu, atkarībā no vēlmēm un vajadzībām vadību.

Piemēram, mūsdienu sistēma automatizācijas darbplūsmas procesā veidošanās un turpmākām izmaiņām budžetā, var izmantot virkni citu kontekstuālo informāciju:

• visi tirgus izpētes veidiem, ieskaitot ne tikai savus, bet arī tiem, kas tika iegūti no ārējiem avotiem;
• Dažādi līgumi ar kolēģiem (pircējiem vai pārdevējiem);
• Īpašas juridiskie un atsauces dokumenti;
• papildu dokumentācija, kas atspoguļo pati par sevi nekādus ierobežojumus vai pieņēmumus (kā, piemēram, inflācija, valūtas kursu un citus datus);
• sanāksmju protokoli, kas notika, lai apspriestu jebkuru versiju ir budžets, un ietver visas darba ņēmēju komentārus veidu un novērojumus dalībnieku šajā procesā (bieži šāda dokumentācija tiek nosūtīta starp visiem darbiniekiem, izmantojot e-pastu, un uzglabāta atsevišķi no budžeta informācijas failus).

Lietotājs, kurš strādā ar budžetu, jebkurā laikā, ja nepieciešams, var apskatīt jebkuru no iepriekš minētajiem dokumentiem, kā modernās darbplūsma tehnoloģija ļauj viņam to darīt bez gariem meklējumiem.

Kādas sistēmas tiek izmantotas kopā ar mums?

Viens no populārākajiem programmatūras risinājumus, kas var atrast krievu uzņēmumu var saukt par Microsoft Outlook komunālo kopā ar Microsoft Exchange Server. Pirmo pieteikumu, principā, kas gandrīz katru datoru, bet Exchange Server ir bieži, lai izmantotu kā pilnvērtīgu e-pasta servera. Neskatoties uz to, ka uzņēmumi, kas jau pirms kāda laika bija nodrošināt elektronisku dokumenta ieviešana notiks, šādas programmas tiek izmantotas tikai kā platformu e-pastu, pēc dažām centralizētām iestatījumiem pat šo programmatūru var izmantot kā ļoti funkcionālu automatizācijas darbplūsmu gandrīz visām organizācijām .

Šobrīd, Krievijas tirgus ir piepildīta ar desmitiem dažādu sistēmu, ar kuras palīdzību dokumentu pārvaldības automatizācija, un līdzīgi programmatūra piedāvā ne tikai Rietumu, bet arī vietējiem attīstītājiem. Pat Microsoft, papildus iepriekš minētajām programmām, piedāvā pat pakalpojumi, piemēram, Content Management Server vai SharePoint Portal Server.

Visjaudīgākais starp visām esošajām sistēmām, tiek uzskatīts par Documentum, bet galvenokārt lielie uzņēmumi izmanto šo automatizācijas procesu. Darbplūsmas dažu uzņēmumu rēķina automatizētas programmatūras Lotus Notes paketi, bet daudzi to sauc par sava veida "dizainers programmētājiem", kas izveidota, pamatojoties uz tās pilnīgu sistēma ir diezgan grūti.

Kāda ir atšķirība starp Krievijas un Rietumu sistēmu?

Ja mēs runājam par galvenajām atšķirībām starp vietējiem un ārvalstu komunālajiem pakalpojumiem, tie ir pieejami mērogošanas iespējas. Piemēram, ja sistēma Rietumu izstrādātāji var darboties gandrīz visām operētājsistēmām, tas bija galvenokārt iekšzemes izstrādāts tikai kādu no tām, un, protams, ka tas bieži vien ir Windows. Rietumu sistēmas ir konfigurēta, lai izmantotu jebkuru DBVS. Šādi Krievijas sistēmu ierobežojumi var nopietni kavēt iespēju veidot pārrobežu platformas, integrētus risinājumus.

Attiecībā uz funkcionalitāti, galvenā atšķirība ir tajā apstāklī, ka Rietumu dokumentoproizvodstva automatizācijas un darbplūsmu īsteno vairākas programmas, kas var tikt izdoti zem viena zīmola, bet mērķi dažādiem mērķiem. Piemēram, Documentum piedāvā virkni atsevišķu produktu, kas tiek izmantoti, lai pilnīgu automatizāciju un integrācija ar ERP-sistēmu, atbalstītu dizaina un inženieru dokumentu pārvaldību, uc Dominējošais vairākums attīstīto programmatūru Krievijā, kura mērķis ir atrisināt konkrētu problēmu.

Tāpat vērts pieminēt, ir tas, ka galvenā atšķirība slēpjas pieeju abu pušu kas ir darbplūsmas automatizācijas sistēmu. Rietumu sistēmas ir paredzētas, lai sniegtu pilnīgu automatizāciju un sekot-up atbalstu, izmantojot dažādus biznesa organizācijas procesos, bet lielākā daļa vietējo programmu automatizēt tikai noteiktas funkcijas.

No rietumu sistēmu apmēram izmaksas svārstās no 400 $ līdz 1000 $ par katru darbu, neskaitot izmaksas īstenošanas, aparatūras un programmatūras nepieciešama, lai nodrošinātu normālu elektronisko dokumentu. Bieži sevis ieviešana izmaksā aptuveni pusi ierasto izmaksu licenču, jo lielākā daļa no programmas automatizācija darbplūsmas īstenota dažādās akcijas, bet dažās situācijās no kārtu lielāka cena. Viens no visgrūtākajiem vienmēr projekts automatizācijas finanšu dokumentāciju attiecībā uz šādu projektu realizācijā izmaksās aptuveni 2-3 reizes augstākas nekā izmaksas par licencēm.

Iekšzemes programmatūras pārdots par vienu vietu 200-600 $, un papildus, ka jāņem vērā izmaksas, papildu programmu un dažādu aprīkojumu. Galu galā, aprēķins salīdzinošā vērtība tiek veikta tādā pašā veidā, kā rietumu sistēmās.

funkcijas

Jo vairumā gadījumu kā prioritāru virzienu automatizācija ir procesi, kas saistīti ar to, kā saskaņot dokumentu, piemēram, process sākotnējās sagatavošanas un turpmāku īstenošanu budžetu. Tomēr daudzas komandas tagad izmanto biroja automatizācija un darba plūsmu, tas ir, ar reģistrācijas procedūru, izejošo un ienākošo dokumentu.

Ievads elektroniskā sistēma nav būtiski atšķiras no ieviešot jebkuru citu automatizētām sistēmām, tāpēc ir nepieciešams pakavēties pie atšķirīgās iezīmes šo projektu.

Izveide biznesa klases uzglabāšanai

Ievads dokuments automatizācijas jebkurā gadījumā paredz noteiktu uzņēmumu reģistrs, kurā glabāt visu dokumentāciju. Loģiskā struktūra uzglabāšanas, attīstība un turpmāka īstenošana drošības politiku, kā arī dokumentu glabāšanu hierarhija prasa maksimālu precizitāti un ir jāveic agrīnā stadijā projekta.

Jāpatur prātā, ka uzglabāšanas funkcija var tikt izvietoti sākumā dizainu, lai jau agrīnā stadijā var veikt, lai pārvietotu visus dokumentus no pašreizējiem glabāšanas vietām vienā korporatīvajā krātuve. Tā rezultātā, lietotāji var iepazīties ar kādu no galvenajiem sistēmas funkcijas, un vienlaikus apgūt un tā piemērošana. Paātrināt pielāgošanu darbinieku īstenot sistēmas var būt, izmantojot dienesta funkciju veikšanai, piemēram, brīdinājumus par izmaiņām dokumentācijā, izskatu jaunu dokumentu, uc

Tādējādi, darbplūsma nepieciešams jebkuram mūsdienu uzņēmumam, kas vēlas attīstīt un uzlabot savu darbību.