Kāda ir projektu vadība? Plusi un mīnusi

Projektu vadība ir neatņemama mūsdienu vadības sistēmas sastāvdaļa Krievijā. Daudzi vietējie un ārvalstu uzņēmumi izmanto projektu vadību, lai uzlabotu produktu un pakalpojumu kvalitāti, samazinātu izmaksas, palielinātu peļņu. Kas ir projektu vadība un kādas ir tā galvenās priekšrocības?

Kas ir projekts?

Jēdzienu "projekts" var interpretēt pilnīgi dažādi. Pirmais variants ietver projekta definēšanu kā dokumentācijas kopumu, uz kura ir iespējams uzcelt ēku vai struktūru. Šajā rakstā tiks apspriesta vārda "projekts" otrā nozīme.

Ir daudz projektu definīciju, lai gan viņi visi piekrīt vienam un tam pašam: projekts ir ideja, kas ierobežotā laikposmā pieņem konkrēta materiāla uzdevuma izpildi. Projekta galvenās iezīmes ir:

• Unikalitāte (projekts ir tas, kas tiek radīts pirmo reizi).
• Laika ierobežojumi (projekts vienmēr norāda laika grafiku tā īstenošanai).
• Mērķtiecība (projektu vienmēr veic, lai atrisinātu konkrētas problēmas, kas parasti izteiktas kvantitatīvās mērvienībās).

Ja visi trīs nosacījumi ir izpildīti, tad darbību kopumu var saukt par projektu.

Programmas un projektu portfeļi

Projektus bieži apvieno programmās un portfeļos. Tajā pašā laikā programmas sauc par projektu kopumu, kuru vieno kopīgs mērķis. Piemēram, programmā, lai uzlabotu iedzīvotāju izglītības kvalitāti, var iekļaut projektus, kas palielina skolotāju algu par 20%, 15 jauno skolu celtniecību, 26 jauno mācību grāmatu izdošanu par pamatzinātnēm.

Projektu portfelis apvieno projektus, kurus finansē no viena avota neatkarīgi no viņu uzdevumiem. Tādējādi uzņēmuma projektu portfelī var ietilpt labdarības projekti, jaunā uzņēmuma biroja celtniecība, direktora gadadienas svinības un gada apgrozījuma pieaugums par 10%.

Portfeļu un programmu projektiem vajadzētu būt arī trim augstāk aprakstītām iezīmēm.

Projektu vadības pamatprincipi

Ņemot vērā dinamiski attīstīto tehnoloģiju tirgu, kas ir domātas pārvaldības procesa atvieglošanai, ir grūti nosaukt konkrētas metodes, kas pilnībā raksturo projektu vadību.

Projektu vadība ietver daudzas pieejas un instrumentus, un tā pamatā ir šādi pamatprincipi:

• Orientācija uz rezultātu. Šo principu nosaka termins "projekts". Projektu vadība ir ne tikai kvalitātes vadība, bet arī mērķtiecīga savstarpēji saistītu darbību kopums.
• "Projekta trijstūra" princips. Pārvaldot projektu, jāvadās pēc savstarpējām atkarībām starp: laika grafiku, budžetu, projektu kvalitāti. Viena no faktoriem mainot noved pie citu izmaiņām, kas liek domāt, ka tie ir viena trijstūra malas.
• Projekta dzīves cikla uzskaite. Projekta dzīves cikls sākas ar idejas radīšanu projekta izveidē un beidzas, kad beidzas projekta laikā noteiktais termiņš. Projekta dzīves cikls, kā likums, tiek pabeigts produkta dzīves cikla sākumā, kas radīts projekta rezultātā.
• Procesa pieeja vadībai. Šis princips uzņemas projekta novērtējumu kā procesu kopumu, kas ir savstarpēji saistīti un beidzas ar starpproduktu rezultātiem pusfabrikātu veidā vai svarīgos dokumentos. Šī pieeja ļauj uzraudzīt projekta īstenošanu bez tā sauktām "aklo zonām".

Projektu dalībnieku stimulēšanas metodes

Projekta dalībnieku stimulēšanai parasti tiek pievērsta īpaša uzmanība, kad projektu vadība tiek izvēlēta konkrētiem uzdevumiem. Projektu vadība parasti ietver materiālos un nemateriālos motivācijas mehānismus.

Materiālu stimulu gadījumā tiek iekļautas prēmijas, naudas sods, piemaksas par starpposma uzdevumu savlaicīgu pabeigšanu.

Nemateriālās motivācijas metodes ietver vēstules un disciplinārās dāvanas kompensējošu atvaļinājumu veidā, kā arī konkursa dalībnieku konkursa izvietošanu konkurences apstākļos.

Projekta vadības galvenie posmi

Projektu vadība notiek projekta dzīves cikla posmos un vadības sarežģītības posmos. Attiecības starp fāzēm un fāzēm ir sniegtas tabulā zemāk.

Tādējādi projektu vadības jomās ietilpst organizācijas finanšu, personāla, struktūras jomas.

Projektu vadības pielietošanas jomas

Projekta vadības struktūra ietver visu organizācijas darbu sadalījumu projektos, kas ir ierobežoti laika un mērķa rādītāju izteiksmē. Tajā pašā laikā tiek izveidota katra projekta komanda un projektu vadītāju komanda, kas ziņo vadītājam par sava projekta progresu.

Šajā sakarā projektu vadība parasti tiek izmantota dažādu nozaru un lieluma organizācijās ar plašu vienlaicīgi izpildītu pasūtījumu klāstu. Tomēr mazajos uzņēmumos tas attiecas uz projektu vadību, lai atrisinātu konkrētus uzdevumus ražošanas modernizācijai vai, piemēram, jauna produkta ieviešanai.

Projektu vadīšana būvniecības nozarē

Būvniecības nozarē projekta vadības metožu pielietošana ir īpaši svarīga. Uzņēmumos, kas veic klienta vai būvuzņēmēja funkcijas, projekta vadība dabiski sadalās projektos (pamatojoties uz produkta principu, tas ir, katras ēkas ierīkošana ir atsevišķs projekts), un augstākās vadības struktūrai praktiski nav nepieciešama nopietna reorganizācija.

Projekta organizācijas vadība bieži tiek veikta arī uz projektu pamata, veiksmīgi izmantojot jau izveidotās dizaineru komandas kā projekta komandas.

Projektu vadība valsts struktūrās

Projektu vadība valdībā ir pavisam jauna mūsdienu tendence. Programmas un mērķa vadības metode, kas ir attīstījusies kopš padomju laika, tagad ir kļuvusi par projekta vadību visā valstī. Tagad, lai atrisinātu stratēģiski svarīgus valsts uzdevumus, tiek izmantotas programmas, kas ietver atsevišķus projektus ar mērķiem un izpildes termiņiem. Tomēr šādu programmu pārvaldības metodoloģija vēl aizvien ir tālu no ideālas un prasa modernizāciju un atjaunināšanu.

Pieredze projektu vadības īstenošanā Belgorodas reģionā

Projekta valsts pārvalde ir sevi pierādījusi visā pasaulē. Krievijā ir pieredze, izmantojot šo tehnoloģiju Belgorodas reģionā.

Šis liela mēroga eksperiments ir ietekmējis gandrīz visus civildienesta aspektus Belgorodas reģionā. Galvenie elementi ir: Projektu vadīšanas apmācība, organizatoriskais un metodiskais atbalsts, Lauka inspekcijas, motivācija, darbinieku kompetenču novērtēšana, ekspertu komisijas projektu pārskatīšanai.

Projektu vadībā Beļģijas apgabalā tagad ietilpst koleģiālās projektu vadības struktūras:

• Starpnozaru komisija, kas pārvalda projekta aktivitātes.
• Nozares ekspertu komisijas, kas lemj par projektu atvēršanu / slēgšanu.
• Reģionālais projektu birojs, kas kontrolē atbilstību projekta vadības metodoloģijai.

Viena loga princips

Pāreja uz projektu vadību ietvēra, ka Belgorodas reģions 2010. gadā pārgāja uz investīciju projektu koordinēšanu, izmantojot "viena loga" sistēmu, kas tagad ir labi pazīstama Maskavā. Šī loma lomu ir izpildījusi tikai viens no jaunizveidotajiem pakalpojumiem - reģionālo projektu birojs. Tagad, tieši mēnesi pēc sazināšanās ar projekta biroju, uzņēmējsabiedrība saņem apstiprinājuma dokumentu.

Automatizētā informācijas sistēma "Projektu vadība"

Informāciju un tehnisko atbalstu projektu vadībai Belgorodas reģionā veic, izmantojot automatizētu informācijas sistēmu (AIS) "Projektu vadība". Šī ir tīmekļa lietojumprogramma, kurai nav jāuzstāda papildu programmatūra un kas veic šādas funkcijas projektiem, portfeļiem un programmām:

• Reģistra (datu bāzes) uzturēšana.
• Plānošana
• Budžeta veidošana.
• Uzraudzība īstenošanai reģionālā un pašvaldību līmenī.
• Komandas pilnvaru un atbildības sadalījums.
• Mainot saturu.
• Brīdinājumu sistēma par gaidāmajiem un tuvojošajiem pasākumiem projektiem.
• Darba plūsma
• Automātiska analītiskā atskaite.
• Integrācija ar Belgorodas reģiona elektronisko valdību.

Projektu vadības priekšrocības un trūkumi

Aprakstītā pieredze projektu vadības ieviešanā Belgorodas apgabalā izrādījās veiksmīga. Šo izmaiņu ietekme galvenokārt bija reģiona bruto produkcijas pieauguma tempa palielināšana par 0,1% (vairāk nekā 3 miljardi rubļu), samazinot projektu saskaņošanai pavadīto laiku (par 2 mēnešiem katram projektam) un palielinot investīciju apjomu reģionā līdz 23 % Tomēr vissvarīgākais rezultāts ir projekta domāšanas veidošana darbinieku vidū, kuri aktīvi analizē un mēģina atrisināt problēmu, dažreiz pat ar nestandarta, inovatīvām metodēm.

Administratīvās struktūras motivācija un pārstrukturēšana ļāva pozitīvi ietekmēt ne tikai civildienestu, bet arī uzņēmējdarbību, veidojot labvēlīgu investīciju vidi un likvidējot uzņēmējdarbības šķēršļus.

Reģiona iedzīvotāji pašlaik aktīvi piedalās svarīgu stratēģisko projektu īstenošanā. Cilvēkiem projektu vadība ir iespēja izmantot augstas kvalitātes un augstas mobilitātes pakalpojumus.

Tomēr, neskatoties uz visām projekta vadības struktūras priekšrocībām, ir arī šīs pieejas trūkumi.

Pirmkārt, pārejas periods. Projektu komandai ir nepieciešams laiks, lai strādātu kopā un izpildītu savas funkcijas kā saskaņotu mehānismu.

Otrkārt, īstenojot projektu vadību uzņēmumā, laba projekta vadītāja meklēšanu var aizkavēt. Projekta vadītāja personiskajām un profesionālajām īpašībām ir ļoti augstas prasības: visaptveroša kvalifikācija, pilna iegremdēšana projektā, pieredze nepieciešamo specifisko projektu vadīšanā.

Trešo projektu vadības trūkumu var uzskatīt par vajadzību sadalīt uzņēmuma resursus starp projektiem. "Sliktajos" uzņēmumos tas viss var nebūt iespējams. Projektu vadītājiem būs jācīnās par finansējumu un personālu, kas ir nepieņemami, pilnībā kontrolējot visus projekta dzīves cikla posmus .

Viens no svarīgākajiem projekta vadības ceļa trūkumiem organizācijā ir projekta komandas locekļu un projekta vadītāja nodarbināšana pēc to pabeigšanas. Kā zināms, komandas iekraušana ir vissvarīgākais veiksmīgas uzņēmējdarbības princips, un projekta darba gadījumā regulāri tiek "iekarināta gaisā" speciālistu grupas, kurām vienlaikus tiek liegta pastāvīga slodze.

Apkopojot iepriekš minēto, var secināt, ka projektu vadība ir mūsdienu biznesa telpas neatņemama sastāvdaļa, un tā pamatu izpēte ir vienkārši nepieciešama kompetentu vadības lēmumu pieņemšanai gan valsts līmenī, gan atsevišķā uzņēmumā.